5S – perusta älykkäämmälle ja paremmin järjestetylle työpaikalle
Työympäristön luominen, jossa työ sujuu ilman turhia keskeytyksiä, jossa turvallisuus on korkea ja resurssit käytetään tehokkaasti – se on jotain, mihin useimmat organisaatiot pyrkivät. Menetelmä, joka on pitkään osoittautunut sekä yksinkertaiseksi että tehokkaaksi, on 5S – työskentelytapa, joka syntyi Toyotan tuotannossa, mutta jota nykyään käytetään kaikilla aloilla teollisuudesta toimistoihin ja työpajoihin.
5S:n ydin on luoda järjestystä, selkeyttä ja kestäviä rutiineja. Kun työpaikka on järjestetty, on helpompaa työskennellä oikein, havaita poikkeamat ja välttää ajan ja resurssien tuhlausta.
Mitä 5S tarkoittaa?
Menetelmä perustuu viiteen japanilaiseen sanaan – Seiri, Seiton, Seisō, Seiketsu ja Shitsuke – jotka suomeksi yleensä käännetään:
• Lajittele
• Järjestä
• Siivoa
• Standardisoi
• Luo tapa
Yhdessä ne muodostavat yksinkertaisen mutta tehokkaan mallin työpaikan luomiseksi, jossa kaikella on oma paikkansa ja rutiinit ovat selkeitä.
Näin viisi vaihetta toimivat
- Lajittele – poista tarpeeton
Ensimmäinen vaihe tarkoittaa tarpeellisen erottamista tarpeettomasta. Työkalut, materiaalit ja laitteet, joita ei käytetä, aiheuttavat vain esteitä ja vievät aikaa etsimisessä. Poistamalla ylimääräiset tavarat vapautuu sekä tilaa että keskittymistä, ja tapaturmien riski pienenee.
- Järjestä – anna jokaiselle asialle selkeä paikka
säilytyspaikat ja älykkäät virtausratkaisut varmistavat, että kaikki löytävät tarvitsemansa nopeasti. Tavoitteena on, ettei aikaa kulu etsimiseen.
- Siivoa – pidä työpaikka hyvässä kunnossa
Säännöllinen siivous on enemmän kuin pelkkää siisteyttä. Se helpottaa poikkeamien havaitsemista, kuten kuluneita työkaluja tai laitteita, jotka eivät toimi oikein. Puhdas työpaikka on myös turvallisempi työpaikka.
- Standardisoi – luo rutiinit, jotka kestävät
Jotta järjestys säilyisi, tarvitaan yhteisiä toimintatapoja. Rutiinien, tarkistuslistojen ja selkeiden ohjeiden avulla on helpompaa työskennellä samalla tavalla joka päivä. Tämä luo vakautta ja tekee parannuksista mitattavia.
- Luo tapa – tee toimintatavasta luonnollinen osa kulttuuria
Viimeinen vaihe tarkoittaa sitoutumista ja työskentelytapojen jatkuvaa kehittämistä. Kun rutiineja noudatetaan johdonmukaisesti, niistä tulee luonnollinen osa arkea. Koulutus, seuranta ja palaute ovat tärkeitä työkaluja varmistamaan, että kehitystyö jatkuu eteenpäin.
