5 vinkkiä onnistuneeseen joustavaan toimistosuunnitteluun yrityksellesi
Pandemian jälkeen etätyö on yleistynyt merkittävästi. Urbanite Advisorsin toukokuussa 2021 tekemän tutkimuksen mukaan työntekijät ovat fyysisesti työpaikalla Euroopassa keskimäärin vain kahtena päivänä viikossa. Nykyisessä taloustilanteessa monet johtajat arvioivat uudelleen tilatarpeitaan. Yritykset siirtyvät suurista pinta-aloista modulaarisiin ja laadukkaisiin ratkaisuihin – joustavaan toimistosuunnitteluun. Mitä tämä konsepti tarkoittaa? Mitä etuja se tarjoaa? Tässä artikkelissa saat vastaukset sekä parhaat vinkkimme joustavan toimistoympäristön tehokkaaseen järjestämiseen.
Mikä on joustava toimistosuunnittelu?
Joustava toimistosuunnittelu on organisaatiomenetelmä, jossa työtilat mukautetaan työntekijöiden tarpeiden mukaan. Tavoitteena on lisätä mukavuutta ja parantaa ergonomiaa. Tämä saavutetaan seuraavilla tavoilla:
- Avoimet ja jaetut työtilat ilman kiinteitä työpisteitä
- Yhteistyöalueet ja varattavat neuvotteluhuoneet
- Vakaa internetyhteys ja nykyaikaiset tilat
- Säilytysratkaisut henkilökohtaisille tavaroille
- Tehokas resurssien käyttö ja tilan optimointi
Mitä etuja joustava toimistosuunnittelu tarjoaa?
Joustava toimistosuunnittelu on kasvattanut suosiotaan monien etujensa ansiosta.
Tuottavuus ja hyvinvointi työssä
Joustavassa toimistossa työntekijät työskentelevät ympäristössä, joka vastaa heidän tarpeitaan ja mieltymyksiään. He voivat valita työpisteen tehtävän mukaan ja vaihtaa paikkaa päivän aikana. Tämä vapaus parantaa sekä työhyvinvointia, tuottavuutta että luovuutta.
Tilankäytön optimointi ja kustannussäästöt
Työntekijät vuorottelevat etätyön ja toimistotyön välillä. Työtilat uudelleenjärjestellään ja niitä käytetään tehokkaammin. Tilat mukautetaan todelliseen läsnäoloon, mikä vähentää pinta-alaa ja siten myös energiankulutusta ja vuokrakustannuksia.
Miten järjestää joustava toimisto?
Haluttujen tulosten saavuttamiseksi työympäristö on suunniteltava huolellisesti. Tässä muutamia helppoja vinkkejä joustavan toimiston järjestämiseen.
Vinkki 1: Mukauta suunnittelu yrityksen kulttuuriin
Jokaisella organisaatiolla on oma kulttuurinsa, työtapansa ja viestintämenetelmänsä. Uudelleenjärjestelyssä on otettava nämä huomioon, jotta työntekijät saadaan mukaan muutokseen. Luovissa yrityksissä coworking-tilat voivat edistää yhteistyötä, kun taas tietoturvaan keskittyvissä organisaatioissa yksittäiset toimistot voivat olla tarpeen.
Vinkki 2: Osallista ja kouluta työntekijät
Muutokset voivat herättää epävarmuutta. Siksi työntekijät on tärkeää ottaa mukaan suunnitteluun. Kerro uudelleenjärjestelyn syistä ja sen eduista. Käyttöönoton jälkeen kerää palautetta ja tarjoa koulutusta uusien tilojen ja digitaalisten työkalujen käyttöön.
Vinkki 3: Suunnittele tilat eri työtehtäville
Joustavassa toimistossa tulee olla erilaisia tiloja eri työtehtäviä varten:
- Neuvotteluhuoneet esityksiin
- Yksittäiset toimistot keskittymistä vaativiin tehtäviin
- Taukotilat palautumiseen
- Coworking-tilat yhteistyöhön
Kalusteiden tulee sopia tilan käyttötarkoitukseen – esimerkiksi valkotaulut neuvotteluhuoneisiin ja mukavat sohvat taukotiloihin.
Vinkki 4: Edistä viestintää ja yhteistyötä
Yhteistyö on menestyksen avain. Joustava toimistosuunnittelu kannattaa täydentää nykyaikaisilla viestintävälineillä:
- Pikaviestit
- Videoneuvottelusovellukset
- Jaetut kalenterit
- Interaktiiviset näytöt
- Digitaaliset yhteistyöalustat
Luo myös fyysisiä yhteistyötiloja, kuten ideointihuoneita, jotka kannustavat keskusteluun.
Vinkki 5: Huolla tiloja ja luo viihtyisä ympäristö
Joustavat toimistot vaativat säännöllistä huoltoa. Laadi säännöt siisteydestä ja puhtaanapidosta sekä suunnitelma pintojen ja laitteiden puhdistukseen. Tarkastukset auttavat havaitsemaan turvallisuusriskejä.
Viihtyisän ympäristön luomiseksi sisustuksen tulee olla sekä toimiva että esteettisesti miellyttävä. Älä unohda ulkotiloja – pääsy viheralueille ja ulkokalusteet Wi-Fi-yhteydellä parantavat työhyvinvointia ja tekevät työpaikasta houkuttelevamman.
Luo joustava toimisto, joka tukee hyvinvointia, yhteistyötä ja tehokkuutta. Tutustu 5 vinkkiin tulevaisuuden työympäristön suunnitteluun.
