Osto-opas: Kuinka valita oikeat arkistolaatikot tarpeisiisi

Yritysten on säilytettävä hallinnolliset, verotukselliset, kirjanpidolliset ja kaupalliset asiakirjansa turvallisesti ja järjestelmällisesti. Tätä kutsutaan arkistoinniksi, ja se voi kestää muutamasta kuukaudesta useisiin vuosikymmeniin. Vaikka digitalisointi yleistyy, fyysisten asiakirjojen säilyttäminen on edelleen tärkeää juridisista, strategisista tai organisatorisista syistä. Arkistointi ei tarkoita pelkästään asiakirjojen säilyttämistä; niiden on oltava saatavilla tarvittaessa ja hävitettävä, kun se on tarpeen. Arkistolaatikoiden hankinnan on täytettävä nämä tarpeet ja samalla noudatettava yrityksen hankintapolitiikkaa, erityisesti CSR:n osalta.

Mitä säilytys- ja arkistointitarvikkeita yritykset tarvitsevat?

Asiakirjojen arkistointi, jotka eivät ole enää välittömästi tarpeellisia, auttaa vapauttamaan tilaa toimistossa. Säilytys ja arkistointi vaativat siksi kahta toimistotarvikekategoriaa: väliaikaiset säilytystuotteet ja arkistointituotteet.

Arkistolaatikot, säiliöt ja säilytyslaatikot

Arkistolaatikko on suorakulmainen, ja sen selkäleveys vaihtelee 5–20 cm asiakirjamäärän mukaan. Laajennettavien arkistolaatikoiden selkäleveys on säädettävissä tarpeen mukaan. Selkä laajenee avaamalla haitariosan ja pienenee kiristysnauhan avulla.

Arkistosäiliöitä, joita kutsutaan myös arkistolaatikoiksi, käytetään arkistolaatikoiden kokoamiseen, jotka työnnetään niiden sisään. Arkistolaatikot helpottavat arkistointia säilytyspaikassa kokoamalla suuren määrän asiakirjoja. Ne tarjoavat kaksinkertaisen suojan säilytettäville kohteille paremman turvallisuuden takaamiseksi. Niitä käytetään myös suurten arkistomäärien lähettämiseen, esimerkiksi palveluntarjoajalle.

Arkistolaatikoissa ja säilytyslaatikossa on indeksointipintoja yhdellä tai useammalla sivulla sisällön tunnistamista varten. Asiakirjatiedot kirjoitetaan yleensä käsin suoraan laatikkoon. Voit myös käyttää tietokoneohjelmia tulostaaksesi etikettejä mustesuihkutulostimella ja kiinnittääksesi ne arkistolaatikoihin. Tilapäisesti voidaan käyttää siirrettäviä lappuja ennen etikettien kiinnittämistä.

Väliaikaiset säilytystuotteet

Monet toimistotarvikkeet on tarkoitettu asiakirjojen käsittelyyn ja lajitteluun yrityksissä. Taskut, kansiot, lajittelukansiot ja pöytätarjottimet käytetään asiakirjojen siirtoon toiseen osastoon tai esimerkiksi allekirjoitusta varten. Ne sijoitetaan sitten kansioihin tai riippukansioihin. Riippukansiot asetetaan kaapin tai laatikon kiskoille ja niissä on välilehdet tai tunnistusetiketit.

Mitkä kriteerit kannattaa ottaa huomioon arkistolaatikkoa valittaessa?

Arkistolaatikon valinta riippuu useista tekijöistä, jotka liittyvät asiakirjoihin, niiden säilytysympäristöön ja hankintastrategiaan.

Materiaali

Ensimmäinen valintakriteeri koskee materiaalia, josta arkistolaatikko on valmistettu – pahvia tai polypropeenimuovia. Polypropeenin etuna on kosteudenkestävyys ja hyvä pitkäaikainen kestävyys. Sitä suositellaan, kun arkistointitila voi altistua kosteuden vaihteluille tai kun asiakirjoja on tarkoitus säilyttää pitkään.

Pahvilaatikon etuna on, että se on yleensä kierrätettävä. Pahvityypit ovat eri vahvuisia, ja aaltopahvi tarjoaa suuremman kestävyyden. Materiaali voi olla paloturvallinen, mikä suojaa arkistoja tulipaloriskiltä.

Asiakirjakoko

Yleisimmät arkistolaatikkokoot ovat A4 ja A4+. A4 vastaa mittoja 21×29,7 cm – paperikoko, jota käytetään suurimmassa osassa hallinnollisia asiakirjoja. A4+ on hieman suurempi (24×32 cm), mikä vastaa tilaa, jonka jakajat ja rei’itetyt muovitaskut vievät kansioissa.

Kun siirrät asiakirjoja kansiosta arkistolaatikkoon, voit sisällyttää jakajat ja muovitaskut säilyttääksesi olemassa olevan arkistointijärjestelmän. Tällöin otat kaiken sisällön kansiosta ja kiinnität sen muoviklipsiin, joka pitää asiakirjat yhdessä.

Jotkut erityiset arkistolaatikot on suunniteltu A3-asiakirjoille tai jopa teknisille piirustuksille, julisteille, suunnitelmille jne.

Kokoamismenetelmä

Arkistolaatikkoja on kahta kokoamismallia: manuaalinen ja automaattinen. Kuljetuksen aikana tilan säästämiseksi laatikot toimitetaan litteinä. Kokoamisohjeiden avulla ne saavat muotonsa. Manuaalisessa laatikossa on noudatettava ohjeita taittaakseen läpät tietyssä järjestyksessä, seurattava taittoviivoja ja asetettava läpät paikoilleen.

Automaattinen laatikko muotoutuu yksinkertaisella otteella ja painamalla sivuja. Tämä helppous tekee toisesta vaihtoehdosta paljon nopeamman, erityisesti henkilölle, joka ei ole tottunut tällaiseen kokoamiseen.

Säilytysaika

Arkistolaatikoiden laatu ja kestävyys vaihtelevat arkistointiajan mukaan, joka voi olla kuudesta kuukaudesta kolmeenkymmeneen vuoteen.

Säilytyspaikka

Kuten aiemmin todettiin, säilytysympäristö vaikuttaa materiaalivalintaan. Siksi muovia suositaan tiloissa, jotka ovat alttiita kosteudelle.

Muissa tapauksissa pahvi on yleisimmin käytetty materiaali, ja valmistustapa voi antaa sille enemmän tai vähemmän kestäviä ominaisuuksia.

Säilytystyyppi

Arkistolaatikoita ja säilytyslaatikkoja valittaessa on otettava huomioon tila, johon ne sijoitetaan: hyllyjärjestelmät, kaapit, hyllyt, arkistolaatikoiden pinoaminen jne. Kun laatikot on säilytetty, indeksointipintojen on oltava luettavissa ja usein tarvittavien laatikoiden helposti saatavilla. Jos arkistoituja asiakirjoja täytyy tarkastella säännöllisesti, arkistolaatikot ja säilytyslaatikot, joissa on ottoaukot, helpottavat käsittelyä ja käyttöä.

Budjetti

Kustannusten rajoittamiseksi on otettava huomioon paitsi hankintahinta myös arkistolaatikoiden kestävyys. Lisäksi jotkut laatikot ja säilytyslaatikot tarjotaan sarjoina edulliseen hintaan.

CSR

Yritysten yhteiskuntavastuu kattaa nykyään myös hankintapolitiikan. Valmistajat ovat tietoisia tästä odotuksesta, mikä johtaa siihen, että tarjolla on yhä enemmän ympäristöystävällisiä arkistolaatikoita ja säilytyslaatikkoja pahvista.

Ympäristöystävällinen arkistolaatikko voi olla valmistettu kierrätettävästä pahvista kierrätysvirroista. Pahvi voi myös olla FSC- tai PEFC-sertifioitu, jos se on peräisin vastuullisesti hoidetuista metsistä. Myös pakkauksen ominaisuudet on otettava huomioon.

Lopuksi tuotteen alkuperä on tärkeä kestävyyden kannalta, sillä se vaikuttaa kuljetuksen hiilijalanjälkeen.

Miten arkistoida tehokkaasti?

Sherazade Toukali, tuotepäällikkö Manutan Groupissa, toteaa:

”Arkistoinnin kolme päätavoitetta ovat seuraavat:
• Tietojen arkistoinnin organisointi osastoittain yrityksessä;
• Sääntelyvaatimusten noudattaminen, erityisesti GDPR:n, joka rajoittaa säilytysaikaa;
• Hyvin järjestetty arkisto, joka mahdollistaa helpon pääsyn tarvittavaan tietoon.”

Yrityksen asiakirjojen arkistoinnin optimoimiseksi – olivatpa ne paperisia tai digitaalisia – on tärkeää tuntea lakisääteiset säilytysajat. Laskuilla, sopimuksilla, kirjanpito- ja verodokumenteilla on vähimmäissäilytysaika, joka riippuu kansallisesta lainsäädännöstä.

Lisäksi yritysten keräämiä henkilötietoja säätelee GDPR (General Data Protection Regulation). Tämä eurooppalainen asetus määrittelee muun muassa tietojen enimmäissäilytysajan sekä oikeuden muuttaa tai poistaa tietoja rekisteröidyn pyynnöstä.

Paperiasiakirjojen asianmukainen arkistointi edellyttää sopivan säilytystilan valintaa. Kuivat, ilmastoidut ja valolta suojatut tilat ovat suositeltavia.

Manutanin avaintuotteet arkistolaatikoissa ja säilytyslaatikossa

Laatikkomalli, jossa on ulosvedettävä laatikko, tarjoaa nopean pääsyn asiakirjoihin. Laatikko avautuu helposti kädensijan ansiosta. Tämä malli poistaa kaappien tai hyllyjen tarpeen, sillä laatikot on suunniteltu pinottaviksi. Ne voidaan sijoittaa jopa viiteen kerrokseen täysin turvallisesti. Laatikko on valmistettu Ranskassa kierrätetystä ja kierrätettävästä pahvista.

Valkoinen arkistolaatikko on klassinen malli, jonka selkäleveys on 20 cm. Tämä myyntimenestys on sekä yksinkertainen että toimiva useiden indeksointipintojensa ansiosta. Tuote on valmistettu Ranskassa kierrätetystä ja kierrätettävästä pahvista ja sitä tarjotaan 25 kappaleen sarjoissa.

Samaan sarjaan kuuluu arkistolaatikko kannella, joka tarjoaa kaksinkertaisen suojan asiakirjoille, sillä se sisältää useita arkistolaatikoita. Siinä on kädensijat, jotka helpottavat käsittelyä siirron aikana. Siinä on myös useita indeksointipintoja ja se on valmistettu Ranskassa kierrätetystä ja kierrätettävästä pahvista.

Heavy-Duty arkistolaatikko on erityisen kestävä vahvistetun rakenteensa ansiosta. Tuote kestää toistuvaa käsittelyä ja on pitkäikäinen. Se on valmistettu Ranskassa FSC-sertifioidusta aaltopahvista. Kaksi kädensijaa reunoissa helpottavat käsittelyä.

Arkistolaatikko ja siihen kuuluvat laatikot tarjotaan täydellisenä sarjana, joka sisältää kannellisen arkistolaatikon ja kuusi laatikkoa, joiden selkäleveys on 8 cm. Sarja on kraft-värinen ja valmistettu Ranskassa kierrätetystä ja kierrätettävästä pahvista.

Automaattinen arkistolaatikko voidaan koota hetkessä. Automaattinen kokoaminen muotoilee laatikon nopeasti sen toimituksen jälkeen litteässä muodossa. Siinä on useita indeksointipintoja ja käytännöllinen kädensija, jolla laatikko voidaan ottaa hyllystä. Malli on valmistettu Ranskassa, FSC-sertifioitu ja valmistettu kierrätetystä ja kierrätettävästä pahvista.