Onnistunut inventointi: Vinkkejä tehokkaaseen varastonhallintaan

Inventoinnin toteuttaminen on ratkaisevan tärkeää kaikille yrityksille – sekä lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi että tehokkaan varastonhallinnan varmistamiseksi.
Olipa kyseessä vuosittainen, jatkuva tai syklinen inventointi, prosessi mahdollistaa tavaroiden arvon määrittämisen, poikkeamien tunnistamisen ja varastovirtojen organisoinnin optimoinnin.
Hyväksi havaittujen menetelmien, sopivien työkalujen ja huolellisen valmistelun avulla voidaan toteuttaa luotettava inventointi samalla kun tuottavuus kasvaa.
Tutustu vinkkeihimme tehokkaaseen inventointiin – täysin sääntöjen mukaisesti ja liiketoimintasi eduksi.

Ymmärrä inventoinnin eri tyypit

Ennen inventoinnin toteuttamista on tärkeää valita menetelmä, joka sopii yrityksesi toimintaan.
Jokaisella inventointityypillä on omat tarkoituksensa ja ne kuuluvat osaksi kokonaisvaltaista varastonhallintastrategiaa.

Vuosittainen inventointi: Pakollinen osa

Vuosittainen inventointi on epäilemättä yleisin yrityksissä.
Se tarkoittaa koko varaston fyysistä laskentaa tiettynä tilinpäätöspäivänä, usein tilikauden lopussa.
Tämän inventoinnin avulla voidaan määrittää varastossa olevien tavaroiden arvo – olipa kyse raaka-aineista, valmiista tuotteista tai tarvikkeista.

Lainsäädännön ohjaamana se on pakollinen tilinpäätöksen laatimiseksi ja kirjanpidon vaatimusten täyttämiseksi. Yrityksen on rekisteröitävä:
• Sisääntulot
• Ulosmenot
• Kunkin tuotteen hankinta- tai valmistuskustannus

Vuosittainen inventointi vaatii huolellista suunnittelua, järjestelmällistä laskentaa ja usein liiketoimintajärjestelmän tukea luotettavuuden ja jäljitettävyyden varmistamiseksi.

Syklinen inventointi: Joustavuutta ja säännöllisyyttä

Vaihtoehtona perinteiselle vuosittaiselle inventoinnille syklinen inventointi perustuu joustavampaan menetelmään:
valitaan osa varastosta ja lasketaan se säännöllisin väliajoin vuoden aikana.
Tämä menetelmä vähentää vaikutusta tuotantoon tai toimintaan ja tarjoaa paremman hallinnan poikkeamiin.

Kohdennettujen laskentajaksojen avulla yritys säilyttää hyvän hallinnan sisään- ja ulosvirtoihin ja voi korjata poikkeamat nopeammin.
Täydellinen varastoille, joissa tavaravirta on jatkuvaa – syklinen inventointi parantaa reagointikykyä ja vähentää virheriskiä.

Jatkuva inventointi: Tarkin menetelmä

Jatkuva inventointi perustuu varaston jatkuvaan päivittämiseen liiketoimintajärjestelmässä.
Jokainen liike – sisääntulo, ulosvienti, palautus tai säätö – rekisteröidään reaaliajassa, mikä mahdollistaa välittömän varastoarvion.

Tämä menetelmä vaatii kirjanpidollista tarkkuutta ja digitaalisten työkalujen hyvää hallintaa.
Se sopii erityisesti yrityksille, joilla on suuria määriä valmiita tuotteita tai raaka-aineita, joissa tarkkuus on ratkaisevaa.
Valvonnan automatisointi optimoi toimitusketjun hallinnan ja helpottaa päätöksentekoa, erityisesti hankinnan ja tuotannon osalta.

Miten valmistautua ja toteuttaa fyysinen inventointi oikein?

Luotettavan inventoinnin toteuttamiseksi jokainen vaihe on suunniteltava huolellisesti.
Suunnittelusta laskentaan ja poikkeamien analysointiin – organisointi on avain onnistuneeseen inventointiin.

Valmistelu: Suunnittelu ja työkalut

Ennen inventoinnin aloittamista on määriteltävä tavoitteet:
• Tilinpäätös
• Varastoarviointi
• Tietojen päivittäminen
• Laadunvalvonta…

Tämä valmistelu auttaa vähentämään virheitä, jäsentämään tiimit ja välttämään sekasortoa varastossa.

On tärkeää luoda erillinen laskenta-alue sekä puhdistaa, järjestää ja merkitä tuotteet.
Tämä helpottaa tunnistamista ja vähentää sekaannuksen riskiä. Hyvä hallinta tarkoittaa myös oikeiden välineiden valintaa:
• Säilytyslaatikot
• Hyllyjärjestelmät, jotka on mukautettu tuotteisiin
• Pinontakoneet, nostolaitteet ja muu nostokalusto
• Lavansiirtovaunut
• Rullakot…

Nämä ratkaisut mahdollistavat paremman varaston organisoinnin, turvallisen pääsyn tuotteisiin ja pienemmät kustannukset inventointivirheistä.

Laskenta: Tarkkuus ja menetelmä

Fyysisessä laskennassa tarkkuus on ratkaisevaa.
Suositellaan muodostamaan parit, joissa on yksi operaattori ja yksi kirjanpidon asiantuntija tai valvoja, kaksoistarkastusta varten.
Sopivien hyllyjärjestelmien käyttö teollisuusvarastoissa mahdollistaa parempaa tuotteiden organisointia.
Vähentämällä viiteiden sekaantumisriskiä tämä vaihe helpottuu huomattavasti.

Sisään- ja ulosmenot on verrattava liiketoimintajärjestelmän tietoihin, ja jokainen varastokirjaus on tarkistettava manuaalisesti.
Mittayksiköt on varmistettava, samoin tuotteen kunto. Poikkeamat on raportoitava välittömästi:
• Määräpoikkeamat
• Puuttuvat viitteet
• Vaurioituneet tuotteet…

Poikkeamien analysointi ja kirjanpidon päivitys

Kun fyysinen inventointi on valmis, kerätyt tiedot on verrattava järjestelmän tietoihin.
Poikkeamat voivat paljastaa kirjanpitovirheitä, hävikkiä tai käsittelyvirheitä.
Yksityiskohtainen analyysi tunnistaa syyt:
• Puutteellinen jäljitettävyys
• Väärin rekisteröity hankintakustannus
• Epäasianmukainen ulosvientimenettely…

Nämä korjaukset ovat ratkaisevia tilinpäätöksen luotettavuuden ja tulevan varastonhallinnan optimoinnin kannalta.
Hyvin jäsennelty inventointi tarkoittaa myös kestävän organisaation valintaa, joka vähentää epävarmuuksia ja parantaa kannattavuutta.

Kohti optimoitua inventointihallintaa: Työkalut ja automaatio

Inventoinnin luotettavuuden, nopeuden ja kustannustehokkuuden parantamiseksi automaatio on noussut keskeiseksi tekijäksi.
Tehokkaat työkalut mahdollistavat nyt jokaisen varastoliikkeen tarkan seurannan.

Varastonhallintajärjestelmien käyttö

Liiketoimintajärjestelmien käyttö on ratkaisevaa koko inventointiprosessin hallitsemiseksi.
Se mahdollistaa sisään- ja ulosmenojen sekä varastoliikkeiden reaaliaikaisen seurannan ja varmistaa täydellisen jäljitettävyyden.
Tällainen ratkaisu laskee automaattisesti varastoarvon, hankintakustannuksen tai valmistuskustannuksen valmiille tuotteille transaktiohistorian ja määriteltyjen sääntöjen perusteella.

Tietojen keskittäminen antaa kirjanpito- ja logistiikkatiimeille selkeän kuvan kuluvasta vuodesta.
Se helpottaa tilinpäätöstä sekä vuosikertomuksen laatimista ja täyttää kirjanpidon lakisääteiset vaatimukset.
Se on arvokas kumppani oikean, nopean ja merkityksellisen inventoinnin toteuttamisessa.

Tehtävien automatisointi ja turvallinen laskenta

Fyysisen laskennan luotettavuuden parantamiseksi voidaan inventointimenetelmään integroida teknologioita kuten viivakoodinlukijat, verkkoon kytketyt vaa’at tai digitaaliset tabletit.
Nämä työkalut vähentävät syöttövirheiden riskiä ja nopeuttavat kenttätietojen keruuta.

Strateginen kysymys toimitusketjulle

Työkalujen automatisointi, laskennan tarkkuus ja tehokkaiden liiketoimintajärjestelmien integrointi eivät ole vain tehokkuustekijöitä – ne vastaavat paljon laajempiin strategisiin kysymyksiin.
Varastonhallinta vaikuttaa suoraan toimitusketjuun, varastointikapasiteetista tuotteiden jakeluun.

Tätä korostaa Grégoire Koudrine, Manutanin toimitusketjujohtaja, joka muistuttaa meitä siitä, kuinka tärkeää on nähdä inventointi yrityksen logistiikan keskeisenä pilarina:

”Varastonhallinnan kysymys, varastointikapasiteettimme, paikat, joihin sijoitamme varastomme tuotteiden jakelua varten, ovat todella nykytilanteemme ytimessä ja tämän päivän haasteiden keskiössä.”

Luotettava inventointi on paljon enemmän kuin velvollisuus – se on strateginen työkalu varaston loppumisen ennakoimiseen, hankintojen järkeistämiseen ja liiketoiminnan hallintaan.
Modernisoitu varastonhallinta mahdollistaa reagointikyvyn ja tarkkuuden parantamisen, ja siten parempien priorisointien tekemisen yhä vaativammassa logistiikkaympäristössä.